Протокол встречи с помощью нейросети

Протокол встречи с помощью нейросети делается в четыре шага. Вы получаете текст разговора, вставляете его в чат с промтом, читаете результат рядом с расшифровкой и отправляете участникам. Сама нейросеть занимает минуту, основное время уходит на проверку.

Как сделать протокол встречи с помощью нейросети

Получите текст встречи. Откуда его взять, написано ниже.
Подготовьте короткие данные для шапки протокола. Дату, тему и список участников нейросеть из разговора не достанет, если их никто не называл.
Вставьте в чат промт, под ним данные для шапки, под ними текст встречи.
Сверьте ответ с текстом. Особенно задачи, сроки и исполнителей.

Что должно быть в протоколе

Протокол отличается от пересказа тем, что по нему можно действовать. Поэтому в нём обычно есть дата и тема, список участников, вопросы повестки, решения по каждому вопросу, поручения и открытые вопросы. Каждое поручение отвечает на три вопроса. Что сделать, кто делает и к какому сроку.

Если встреча была без повестки, не придумывайте её задним числом. Пусть нейросеть сама выделит темы, которые обсуждались, и назовёт их своими словами, но по тексту разговора.

Промт для протокола встречи

Заполните в квадратных скобках данные встречи, остальное оставьте как есть.

ПромтПомоги оформить протокол рабочей встречи. Ниже данные встречи и расшифровка разговора. Реплики в расшифровке подписаны «Ты» и «Собеседники», имён там нет. Данные встречи. Дата [дата]. Тема [тема]. Участники [список через запятую]. Составь протокол по такой структуре. Сначала шапка с датой, темой и участниками из данных выше. Затем обсуждавшиеся вопросы, по каждому один или два предложения. Затем принятые решения списком. Затем поручения таблицей из трёх колонок, что сделать, кто отвечает, срок. Затем открытые вопросы, по которым договориться не удалось. Правила. Используй только то, что сказано в расшифровке. Если исполнитель или срок не названы, пиши «не назван». Не придумывай поручений и не приписывай людям слов, которых они не говорили. Если непонятно, кто именно взял задачу, пиши «уточнить». Не смягчай и не усиливай формулировки. Пиши сухо, без оценок. Расшифровка идёт после этого сообщения.

Данные встречи в промте нужны затем, чтобы нейросеть не угадывала имена по тому, как участники обращаются друг к другу. Если списка нет, удалите эту строку и добавьте участников в готовый протокол руками.

Для короткого пересказа без таблиц и формальностей есть другие промты. Они собраны в статье про промт для саммари встречи.

Как вести протокол совещания, чтобы нейросеть справилась

Результат зависит от того, как шла встреча. Если по ходу разговора вслух подводить итоги, протокол получится точнее. Достаточно фразы «значит, договорились, этим занимается Иван, срок пятница». Её нейросеть не пропустит и не перепутает.

Пусть в конце встречи кто-нибудь коротко перечислит поручения. Это занимает минуту, а в тексте превращается в готовый список, который остаётся только проверить. Без такого повтора поручения приходится вытаскивать из середины разговора, и ошибок становится больше.

Что проверить в протоколе перед отправкой

Протокол выглядит аккуратно, и по нему легко пропустить ошибку. Проверьте четыре места.

Исполнители. Особенно там, где в разговоре говорили «я посмотрю» или «мы сделаем».
Сроки. «На следующей неделе» нейросеть может превратить в конкретную дату, которую никто не называл.
Числа и суммы. Их стоит открыть в расшифровке и сравнить слово в слово.
Решения. Не должно быть того, о чём говорили как о возможности, а не как о договорённости.

Ещё одно. Решите, можно ли вставлять эту встречу в нейросеть. Если в разговоре цены, договоры или чужие личные данные, посмотрите правила своей компании. Публичному чату такое лучше не отдавать.

Откуда взять текст встречи для протокола

Первый вариант это встроенная расшифровка сервиса видеосвязи. Она есть не везде и не у всех. Что написано в справках Телемоста, Zoom и Google Meet, мы собрали в статье про транскрибацию встречи в Яндекс Телемосте, Zoom и Google Meet.

Второй вариант запись на своём компьютере. Doslovno на Mac и Windows слушает микрофон и звук созвона и после встречи оставляет текст. Бот в комнату не заходит, звук встречи нигде не сохраняется. Программа бесплатная, регистрироваться не нужно. Подробнее в статье про транскрибацию встречи без бота.

У такого текста есть ограничение. Реплики делятся на «Ты» и «Собеседники», а по именам программа их не различает. Поэтому в промте выше список участников вы даёте сами, а в готовом протоколе исполнителей сверяете по памяти или записям. Протокол Doslovno сам не составляет. Он готовит текст, а оформляет его любая нейросеть, которой вы пользуетесь.

Предупредите собеседников, что ведёте запись. Это вежливо, а в рабочих разговорах часто ещё и требуется правилами компании.

Вопросы

Как вести протокол совещания, если нет времени писать?

Запишите разговор в текст, а протокол соберите из него нейросетью по готовому промту. Вам останется проверить даты, исполнителей и сроки.

Что должно быть в протоколе встречи?

Дата и тема, участники, повестка, принятые решения, поручения с исполнителями и сроками, открытые вопросы. Если чего-то из этого в разговоре не было, так и пишут.

Можно ли доверять ИИ протокол встречи без проверки?

Нет. Нейросеть может перепутать, кто взял задачу, или достроить срок, которого не прозвучало. Протокол нужно сверить с текстом разговора до отправки.

Как нейросеть узнает имена участников?

Из текста, если их называют вслух. В Doslovno реплики делятся только на «Ты» и «Собеседники», имён программа не расставляет. Список участников и исполнителей вы вписываете в промт сами.

Где взять текст встречи для протокола?

Из расшифровки сервиса видеосвязи, если она включена, или из записи на своём компьютере. Doslovno записывает созвон в текст на Mac и Windows без бота.